Creando una Comunidad

Crear una comunidad en Salesforce es mas simple de lo que piensas. Hace un tiempecillo que no volvía a revisar comunidades pero la pasada semana en el trabajo una compañera estuvo preguntándome como crear una comunidad, como dar permisos a los usuarios, como hacer la comunidad publica y que se pueda auto registrar un cliente… una serie de preguntas que quizás tu también tengas. Pues vamos a crear una comunidad para probar y ver como va todo esto.

Para empezar obviamente necesitas tener una organización, que puedes conseguir aquí: https://www.salesforce.com/uk/form/signup/freetrial-sales-pe.jsp

Una vez que tengas tu organización debes activar comunidades en tu org para ello debes hacerlo llendo a  Customize -> Communities-> Enable Communities

 

communidad-1

Por defecto no vienen habilitadas.

Y ahora es hora de tomar una decisión. ¿Qué dominio usar?

Normalmente como la ayuda contextual dice usaríamos el nombre de la empresa o cuenta, ya que al fin y al cabo dicha comunidad pertenecerá para siempre a esa organización y a dicha empresa. Pero si no la nombras como tu compañía intenta darle un nombre que haga referencia a lo que tengas en dicha organización , ya que una vez habilitadas comunidades no se pueden deshabilitar o borrar.

manageComm

¡Ya tenemos activas Comunidades! ¡Ya podemos crear comunidades dentro de nuestra organización! Para ello, nos dirigiremos a Customize à Communities à Manage Communities, pulsamos el botón “Crear Comunidad“, rellenamos los campos necesarios y ya la tenemos.  Pero ahora empieza lo mas divertido.

Oh! Pero antes de nada vamos a activar la cabecera de la comunidad así todos podemos ver que en esta organización existe una comunidad. Lo hacemos modificando el perfil, activando el checkbox : View Global Header

Screenshot 2014-05-18 14.46.20

Y ahora pasamos a:

¿Qué miembros serán los que compongan esta nuestra comunidad?

Debemos seleccionas aquellos perfiles de usuarios, los cuales ya existen en nuestra organización o que puedan ser creados en el futuro, que puedan acceder a la comunidad que estamos creando

Screenshot 2014-05-18 14.47.18

¿Qué Tabs vamos a incluir en nuestra comunidad o páginas?

Necesitaremos darle acceso al usuario a una serie de tabs o paginas que deseemos dicho usuario interactúe con ellas.

Screenshot 2014-05-18 15.37.32

¿Cómo va a ser el aspecto de la comunidad?

Mediante una serie de clicks tenemos la oportunidad de configurar nuestra comunidad

Screenshot 2014-05-18 15.39.02

¿Cómo vamos a configurar el acceso a nuestra comunidad?

Tenemos dos opciones, dejarla privada para aquellos usuarios que ya pertenecen a nuestra organización, y aquellos nuevos usuarios que el administrador cree y quiera agregar a la comunidad.. o podemos hacerla publica y configurarla para que usuarios externos a nuestra org se registren.

Para permitir que usuarios o clientes externos se conected debemos modificar algo de código, pero denuevo muy sencillo.

Hay una clase que se llama: CommunitiesSelfRegController. Dicha clase es el controlador de una pagina visualforce ( la pagina si no queremos no tenemos por que modificarla ). Luego en esta clase debemos decir que cuenta será la “propietaria” de nuestra comunidad.

¿Cómo configuramos la clase CommunitiesSelfRecController?

Necesitamos el ID de la cuenta que vamos a usar. Para ello nos dirigimos a la cuenta, y la url cogemos los últimos 15 caracteres que aparecen en ella después de /

Por ejemplo:https://na17.salesforce.com/001o0000002l8RX donde el Id que buscamos es ‘001o0000002l8RX’

Antes de irnos Activamos la cuenta para ser “External Account” .

Una vez que tenemos el ID nos vamos a la clase CommunitiesSelfRegController, y en ella buscamos la línea :


String accountId = '’; // To be filled in by customer.

Es aquí donde ponemos el Id, quedando de la forma


String accountId = '001o0000002l8RX '; // To be filled in by customer.

Luego, cada vez que un cliente o usuario externo se “auto registre” y cree un nuevo usuario, se consumirá una licencia, se le asignará un perfil y se creara un nuevo contacto que pertenecerá a la cuenta que hemos usado en dicha clase controlador.

Entonces, sabemos la cuenta pero ¿cómo sabemos que perfil se asignará al nuevo usuario? Ello dependerá del perfil que se le haya configurado.

Para configurar que perfil se le asignará, se puede hace de dos formas diferentes. De nuevo mediante código o en configuración de la comunidad en la opción de Login.

Screenshot 2014-05-18 17.59.49

Si se le dice un perfil en dicha pantalla y además se le dice el perfil mediante código en la clase controlador, siempre tomará el de la clase controlador sin importarle el perfil que se le haya configurado manualmente. (Ten mucho cuidadito con ello) .

Y otra cosita, las licencias consumidas son de timo Customer Community . Comprueba que tienes licencias suficientes para tus usuarios.

Para comprobar las licencias que tu organización tiene dirigete a : Setup -> Administration Setup -> Company Profile -> Company Information.

¿Cómo van a ser enviados los emails?

Esta seria nuestra siguiente pregunta, ¿como manejamos la comunicación? ¿qué usuario será el que mande emails de bienvenida a los nuevos componentes de nuestra comunidad? ¿podemos usar algún template por defecto?

Todo esto se puede manejar desde la opción emails de nuestra comunidad. De nuevo con unos simples clicks.

Screenshot 2014-05-18 18.00.48

Pues bien ya estaría todo, de nuevo recordar que compruebes las licencias que tienes en tu org para ver si puedes dejar a nuevos usuarios que formen de ella 🙂

¡Bienvenidos a esta nuestra comunidad!

 

 

 

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